Jak właściwie ocenić ofertę, gdy zapis dotyczący kryterium oceny ofert jest niejednoznaczny?
Pytanie: W postępowaniu na roboty budowlane zamawiający jako jedno z pozacenowych kryteriów oceny ofert przyjął okres gwarancji. Zaznaczył jednocześnie, że nie może być on krótszy niż 5 lat. Wykonawca odręcznie wpisał w odpowiednim miejscu formularza oferty liczbę, którą można odczytać zarówno jako 5 jak i 6 lat. Po ustaleniu punktacji dla wszystkich złożonych ofert stwierdzono, że oferta wykonawcy bez względu na interpretację tego dwuznacznego zapisu, kwalifikuje się jako najkorzystniejsza. W jaki sposób wyjaśnić tę sytuację?
Jak ma postąpić zamawiający w przypadku rozbieżności w dokumentach oferty w zakresie podwykonawstwa?
Pytanie: Wykonawca oświadczył w druku oferty, że zrealizuje zadanie własnymi siłami i nie będzie korzystał z pomocy podwykonawców. Jednocześnie przedłożył zobowiązanie podmiotu trzeciego, gdzie wskazuje, że użyje jego zasobów w zakresie wymaganego doświadczenia, ale że będzie się to odbywało na zasadzie doradztwa, konsultacji i bezpośredniego udziału pracowników. Co powinniśmy zrobić?
Czy zmiana warunków płatności kontraktu jest możliwa jedynie w wyjątkowych przypadkach?
Pytanie: Okazało się, że termin wykonania robót budowlanych z zawartej przez nas umowy ulegnie znacznemu przedłużeniu, ponieważ wykonanie zadania jest uzależnione od realizacji drugiego, realizowanego przez gminę zamówienia (zmiana ta została przewidziana w siwz). Czy zamawiający może zmienić warunki płatności określone w umowie i zapłacić wykonawcy za dotychczas wykonane roboty? Nie przewidzieliśmy płatności częściowych ale w związku z faktem, że zakończenie zadania nastąpi dopiero w przyszłym roku, chcielibyśmy zapłacić chociaż za część robót.
Czy zamawiający powinien doliczyć do ceny oferty cło, jakie będzie musiał opłacić w związku z wyborem danego wykonawcy?
Pytanie: Zamawiający spodziewa się, że w postępowaniu na dostawę, oferty mogą złożyć wykonawcy zagraniczni, oferując towar, za który zamawiający będzie miał obowiązek zapłacić cło. W siwz poinformował, że w przypadku, gdy zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku celnego, w celu oceny oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny cło, które miałby obowiązek ponieść zgodnie z obowiązującymi przepisami celnymi w zakresie dotyczącym importu towaru. Wykonawca zagraniczny złożył ofertę z najkorzystniejszą ceną, która pozwoliłaby mu wygrać przetarg. Zamawiający powiększył tę cenę o należne cło i przez to wykonawca ten „spadł” na dalsze miejsce w rankingu ofert. Czy może on wnieść na tę czynność zamawiającego skuteczne odwołanie do KIO?
Czy wzór protokołu postępowania trzeba dostosować do specyfiki własnej procedury?
Pytanie: Czy protokół przetargowy można modyfikować? Czy mogę przykładowo usuwać z niego części, które mnie nie dotyczą? Przed nowelizacją zgodnie z instrukcją wypełniania protokołu z 2012 roku można było zmieniać jego zawartość. Czy instrukcja jest nadal aktualna?
Czy wykonawca zostanie wykluczony jeśli brał czynny udział w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia?
Pytanie: Zwracam się z zapytaniem jak postąpić w sytuacji, gdy projektant dokumentacji projektowej robót budowlanych na budowę przydomowych oczyszczalni ścieków, będzie ubiegać się o zamówienie jako Wykonawca w ramach ogłaszanego przez nas przetargu nieograniczonego. Zastosowanie mają tu art. 24 ust. 1 pkt 19 w związku z art. 24 ust. 10. Jak przygotować się do takiej sytuacji?1) Czy wystarczające będzie, gdy na etapie przygotowania przetargu: dam dłuższy termin na składanie ofert np. 2 dni oraz podam w SIWZ kwotę z kosztorysu.2) W przypadku, gdy projektant miał dostęp do ankiet, które złożyli mieszkańcy zainteresowani , podając dane dot. m.in. osób zamieszkujących w danym gospodarstwie ilości zużywanej wody itp. Czy te ankiety również powinny być udostępnione pozostałym zainteresowanym Wykonawcom.3) Na etapie oceny ofert powinnam wezwać Wykonawcę – projektanta do złożenia wyjaśnień, aby udowodnił że jego udział nie zakłuca konkurencji ?
Czy uzupełnienie próbki przedmiotu zamówienia zawsze jest możliwe?
Pytanie: Postępowanie dotyczy dostawy umundurowania i odzieży dla ratowników i personelu medycznego. Drugim obok ceny kryterium oceny ofert jest jakość. Prosiliśmy o dostarczenie próbek w celu sprawdzenia estetyki wykonania, mocowania elementów i ergonomii wykonania. Próbki, które przesłał wykonawca, odbiegają od opisu przedmiotu zamówienia. Żądaliśmy spodni z kieszeniami z rozcięciem po bokach. Wykonawca zaoferował spodnie bez kieszeni i bez rozcięć, z oświadczeniem: „wszystkie pozycje w pakiecie zostaną uszyte zgodnie z siwz”. Czy należy odrzucić taką ofertę jako niezgodną z opisem przedmiotu zamówienia?Formularz cenowy wymagał wypełnienia w osobnej kolumnie gramatury tkaniny, która przez wykonawcę nie została w jednej pozycji uzupełniona. Pod tabelą zamawiający nie zaznaczył, że niewypełnienie tej kolumny spowoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 9 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp. Czy mamy prawo wezwać do uzupełnienia formularza cenowego?
Czy należy żądać od wykonawcy aneksu do gwarancji zabezpieczenia należytego wykonania umowy?
Pytanie: W związku z koniecznością wykonania dodatkowych robót budowlanych musimy zawrzeć aneks do umowy. Czy w związku ze zwiększeniem wartości przedmiotu zamówienia powinniśmy żądać od wykonawcy aneksu do gwarancji zabezpieczenia należytego wykonania umowy?
Co zrobi zamawiający, jeśli zrobił błąd formularzu oferty?
Pytanie: Zamawiający jako jedno z kryterium oceny ofert określił termin wykonania przedmiotu zamówienia tj.: do 27.10.2017 r. (warunek udziału w postępowaniu) – 0 pkt, do 20.10.2017 r. – 10 pkt, do 16.10.2017 r. – 20 pkt. Wykonawca miał wskazać w formularzu oferty, w jakim czasie zrealizuje zadania. W dniu otwarcia ofert podczas ich badania zamawiający zauważył, że w formularzu oferty jest błąd, tj. do 27.10.2017 r. (warunek udziału w postępowaniu) – 0 pkt, do 20.10.2017 r. – 20 pkt, do 16.10.2017 r. – 20 pkt. Jeden w wykonawców sam poprawił punktację i zadeklarował, że zrealizuje zadanie do 16.10. Drugi pozostawił formularz bez zmian, zaznaczając datę „do 20.10.2017 r. – 20 pkt” (gdzie de facto zgodnie z siwz, za ten termin jest 10 pkt). Co w takiej sytuacji ma zrobić zamawiający?
Badanie i ocena ofert
Badanie i ocena ofert stanowią trzon i główny filar procesu zakupowego. Niezależnie czy zamawiający podejmuje decyzję o zastosowaniu procedury odwróconej czy zamierza dokonać weryfikacji wszystkich złożonych w postępowaniu ofert – zawsze ma obowiązek oferty ocenić. Ocena ofert pozwala bowiem na stworzenie rankingu, dzięki któremu zamawiający będzie mógł wyłonić ofertę najkorzystniejszą w postępowaniu i wobec wykonawcy, który ja złożył przeprowadzić proces badania podmiotowego.
