Numer 269, maj/czerwiec 2024 r.

Kryteria oceny ofert – opis kryteriów, ocena ofert w praktyce

Do obowiązków zamawiającego na etapie przygotowania postępowania należy dobór właściwych kryteriów oceny ofert, określenie ich znaczenia oraz opisanie sposobu oceny ofert z zastosowaniem każdego z nich. Dobór odpowiednich kryteriów to wyzwanie dla zamawiających. Te wybrane bowiem, nie dość że muszą być związane z przedmiotem zamówienia, to dodatkowo sposób ich zastosowania musi zostać precyzyjnie opisany. Innymi słowy kryteria oceny ofert muszą zostać opisane w sposób jednoznaczny, tak by dawać wykonawcom już w terminie składania ofert wiedzę, jaką ocenę uzyskają w kryterium ceny i punktowanych elementów pozacenowych. W artykule piszemy o tym, jak formułować kryteria w praktyce. Znajdziesz w nim konkretne przykłady opisów oraz oceny ofert. 

Zawarcie umowy bez okresu standstill w postępowaniu z podziałem na części

Pytanie: Zamawiający wszczął postępowanie w trybie podstawowym z podziałem na części. Czy jeżeli na jedną część wpływa jedna oferta, to zamawiający może zawrzeć umowę przed upływem 5 dniowego terminu od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty?

Wykonawca, który w sposób oczywisty niepotrzebnie zaznaczył rubrykę oferty, popełnia omyłkę

Pytanie: Wykonawca  złożył ofertę za pomocą interaktywnego formularza ofertowego wygenerowanego przez Platformę e-Zamówienia. W postępowaniu zamawiający nie stawiał warunków udziału w postepowaniu. W formularzu ofertowym zostało (przez system) zamieszczone Pytanie: „Wykonawca w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu polega na zasobach innych podmiotów. W przypadku odpowiedzi TAK obowiązek załączenia zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów”. Obok pytania są dwie możliwości wyboru: pole TAK i pole NIE. Wykonawca zaznaczył odpowiedź TAK , nie dołączył natomiast zobowiązania. Z dołączonego do oferty oświadczenia o braku podstaw wykluczenia wynika, że wykonawca nie polega na zasobach innego podmiotu. W formularzu wykonawca powinien wybrać pole NIE. Czy zamawiający może tę nieścisłość poprawić jako istotną omyłkę pisarską czy powinien wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień? Czy zamawiający może poprawić błędnie zaznaczone pola wyboru przez wykonawcę w interaktywnym formularzu ofertowym jako omyłki pisarskie?

Wykonawca wskazał podmiot trzeci, a potem zadeklarował, że wykona sam zamówienie – ocena oferty

Pytanie: Postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu ograniczonego w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Wykonawcy wraz z wnioskami o dopuszczenie do udziału w postępowaniu złożyli dokumenty, które miały potwierdzać spełnianie warunków udziału i brak podstaw wykluczenia. Na etapie składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu powołali się na zasoby podmiotu udostępniającego zasoby w celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu. Wykonawca wraz z wnioskiem złożył oświadczenie innego podmiotu, z którego wynika, że podmiot ten udostępni zasoby wykonawcy w formie podwykonawstwa. Zaprosiliśmy wykonawcę do złożenia oferty. W części oferty dotyczącej podwykonawstwa (w której wykonawca miał wskazać, czy wykona przedmiot zamówienia siłami własnymi czy przy udziale podwykonawcy wraz ze wskazaniem danych podwykonawcy i zakresu), wykonawca nie wskazał, że wykona przedmiot zamówienia przy udziale podwykonawcy lecz zadeklarował, że zrobi to sam.

Wykonawca nie przystąpił do realizacji umowy – co należy zrobić?

Pytanie: Proszę o poradę dotyczącą udzielonego zamówienia na roboty budowlane. Wartość zamówienia nie przekracza progu ustawy. Zamówienie jest dofinansowane ze środków unijnych. Zastosowano tryb podstawowy bez negocjacji zgodnie z art. 275 ustawy Pzp. Wykonawca nie przystąpił do wykonania umowy. Od zawarcia umowy upłynęło ponad 30 dni. Wykonawca tłumaczy się brakiem dostępności materiałów na rynku niezbędnych do wykonania zamówienia i chce odstąpić od umowy. W umowie zawartej z wykonawcą zamieszczono zapis dotyczący wykonania zastępczego. Jak powinien postąpić zamawiający w tym przypadku – skorzystać z instytucji wykonania zastępczego, naliczyć kary umowne czy przeprowadzić nowe postępowaTermin na wykonanie zadania od zawarcia umowy tj. 13.07.2023 r. wynosi 18 tygodni i zadanie zgodnie z dofinansowaniem powinno zostać rozliczone. Zapis w umowie na wykonanie zastępcze: „Wykonawca upoważnia zamawiającego do tego, aby w przypadku jakiegokolwiek niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy w okresie jej realizacji, jak również w okresie gwarancji jakości lub rękojmi za wady, w sytuacji nieprzystąpienia wykonawcy w wyznaczonym terminie do wykonania jego obowiązków – zamawiający skorzystał z wykonawstwa zastępczego tj. zlecił podmiotowi trzeciemu określone czynności na koszt i ryzyko wykonawcy”. Czy w sytuacji zlecenia wykonawstwa zastępczego badać taki podmiot pod kątem zapisów SWZ dotyczących niepodlegania wykluczeniu czy warunków udziału?

Wprowadzenie robót zamiennych i dodatkowych – formalne podstawy zmiany umowy

Pytanie: Realizujemy umowę kosztorysową na roboty budowlane zgodnie z przepisami ustawy Pzp z 2004 roku. Zamawiający zawarł tzw. aneks czyszczący ustalający ostateczną kwotę wynagrodzenia kosztorysowego (uwzględniający roboty zamienne i dodatkowe nieobjęte zamówieniem podstawowym). Postanowienia umowy wskazywały, że roboty budowlane nieobjęte zamówieniem podstawowym, nieujęte w projekcie budowlanym, które nie były możliwe do przewidzenia w chwili wszczęcia postepowania i których wartość nie przekracza łącznie 50% wartości umowy, będą przyjmowane przez wykonawcę do realizacji na podstawie odrębnej umowy poprzedzonej protokołem konieczności. W umowie przewidziana też była realizacja robót zamiennych w stosunku do robót budowlanych opisanych w projekcie, jeżeli ich wykonanie jest konieczne. Opisano, jak rozliczać te umowy. W aneksie „czyszczącym” podsumowującym umowę kosztorysową zamawiający wykazał 80 protokołów konieczności zwiększających wartość umowy podstawowej (roboty zamienne i dodatkowe) i jako podstawę prawną zawarcia aneksu podał art. 144 ust 1 pkt 1 ustawy Pzp. Czy wskazanie tylko i wyłącznie tej podstawy prawnej w aneksie spinającym umowę kosztorysową jest wystarczające i prawidłowe dla wprowadzenia robót zamiennych i dodatkowych nieobjętych przedmiotem zamówienia podstawowego? Zamawiający nie zamieścił tym samym ogłoszenia o zmianie umowy.

Użycie poczty e-mail zamiast platformy zakupowej to nie zawsze podstawa do odrzucenia oferty

Pytanie: Zamawiający wezwał wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych z art. 128 ustawy Pzp. Wykonawca złożył dokumenty za pośrednictwem poczty elektronicznej a nie platformy zakupowej, jak wymagał zamawiający. Czy oferta podlega odrzuceniu?

Prowadzenie postępowania przez jedną ze szkół na rzecz drugiej szkoły – wskazówki proceduralne

Pytanie: Czy jeden zamawiający może przeprowadzić zamówienie na rzecz innego zamawiającego? Przykładowo czy jedna ze szkół może przeprowadzić przetarg w imieniu drugiej szkoły? Jak wówczas wygląda postępowanie – kto zamieszcza procedurę w planie, kto podpisuje dokumenty oraz ujmuje zamówienie w sprawozdaniu? Kto podpisuje umowę z wykonawcą?

Poprawiając błędy w kosztorysach, trzeba kierować się zapisami SWZ

Pytanie: Prowadzimy procedurę podstawową bez negocjacji na podstawie art. 275 ust. 1 ustawy Pzp. Wynagrodzenie wykonawcy określono jako ryczałtowe, ale wymagano kosztorysu ofertowego na podstawie przedmiaru i postanowień umowy. Wykonawca złożył ofertę z kosztorysem uproszczonym, gdzie występują błędy w postaci: zmienionych kodów katalogów norm (jeden przypadek), zmian w opisie kilka pozycji kosztorysu, niezgodności sztuk (wykonawca podał mniejszą liczbę niż wymagana), niewykazania w kosztorysie jednej pozycji z przedmiaru.W SWZ znajdują się następujące zapisy: „1. Cenę oferty należy podać, sporządzając na podstawie załączanego przedmiaru robót, uproszczony kosztorys ofertowy. W druku oferty należy podać wartość netto, kwotę podatku od towarów i usług oraz wartość brutto za wykonanie całego, kompletnego zamówienia. Wartość brutto oferty jest ceną ryczałtową ustaloną na cały okres realizacji umowy. 2. W przypadku braku wyceny jakiejkolwiek pozycji w kosztorysach ofertowych oferta zostanie odrzucona. 3. Wykonawca nie może modyfikować opisów pozycji w kosztorysach ofertowych sporządzonych na podstawie załączonego do SWZ przedmiaru robót oraz nie może dopisywać nowych pozycji kosztorysowych”. Biorąc pod uwagę, że kosztorys przy wynagrodzeniu ryczałtowym ma charakter pomocniczy i powinnam zwrócić się do wykonawcy o wyjaśnienia, to czy powyższe zapisy SWZ tego nie uniemożliwiają?