Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia – kiedy jest możliwe
Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia stanowi czynność zamawiającego o charakterze wyjątkowym, która kończy postępowanie, co wprost wynika z art. 254 ustawy Pzp. Zamyka zatem drogę wykonawcom do uzyskania zamówienia i nie zostaje osiągnięty cel postępowania, jakim jest udzielenie zamówienia (zawarcie umowy). Przepisy ustawy Pzp przewidują zarówno obligatoryjne, jak i fakultatywne przesłanki unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, wyznaczając tym samym ramy działania zamawiającego.
Udział wykonawcy w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia
Wykluczenie wykonawcy zaangażowanego w przygotowanie postępowania jest przesłanką obligatoryjną. Wykluczenie nie następuje w sytuacji, gdy zaistniałe zakłócenie konkurencji może być wyeliminowane w inny sposób niż poprzez eliminację wykonawcy z postępowania. Poniżej omawiamy sytuacje, które były rozpatrywane przez Krajową Izbę Odwoławczą. Sprawdź, jaki pogląd wyraziły składy orzekające i jakiego rodzaju zaangażowanie wykonawcy zostało ocenione jako dopuszczalne, a które jako zakłócające konkurencję.
Tryb zatrzymania wadium wykonawcy – jak nie narazić się na sprawę w sądzie?
Pytanie: Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie w trybie art. 126 ust. 1 ustawy Pzp złożył dokumenty i oświadczenia, z których nie wynika, aby spełniał warunek w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia. Wobec powyższego został wezwany w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp do uzupełnienia. W wyznaczonym terminie nie złożył jednak żądanych dokumentów, natomiast 28 listopada (w ostatnim możliwym terminie) złożył odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej, kwestionując zasadność wezwania, a 9 grudnia je wycofał. Rozumiem, że jego oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp? Czy w takiej sytuacji zachodzi przesłanka zatrzymania wadium? Jeżeli tak, to czy przed skierowaniem żądania zapłaty musimy najpierw wystąpić do wykonawcy, aby wykazał, iż niezłożenie dokumentów nie wynikało z przyczyn leżących po jego stronie, czy też możemy wystąpić od razu do gwaranta, informując o tym wykonawcę? Istotną kwestią w sprawie jest fakt, że 19 grudnia upływa termin związania ofertą. Dnia 5 grudnia, do wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty, skierowano wezwanie do przedłużenia terminu związania ofertą (zakładamy, że wykonawca nie przedłuży tego terminu i podejmuje wszelkie możliwe działania, aby doprowadzić do upływu terminu związania ofertą i zachowania wadium). Obawiam się, że w sytuacji, gdy w pierwszej kolejności wezwiemy wykonawcę, to procedura wyjaśniająca spowoduje, że upłynie termin związania ofertą i nie będziemy uprawnieni do zatrzymania wadium, którego de facto wtedy już nie będzie. Mamy przy tym na uwadze, że niezatrzymanie wadium stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Postępowania wszczęte czy zakończone w danym roku – które uwzględnić w planie zamówień?
Pytanie: Nasza jednostka jest zamawiającym publicznym zobowiązanym do sporządzenia planu zamówień i jego publikacji w BZP. Na przełomie lat 2022 i 2023 zawarliśmy umowy z wykonawcami np. na dostawę artykułów spożywczych, chemicznych itp. na okres do końca 2023 roku. Postępowania zapewniające realizację dostaw i usług od stycznia 2023 roku opublikowano pod koniec 2022 roku. Większość umów została już zawarta na czas od stycznia do końca grudnia 2023 roku. Co rok sytuacja będzie się powtarzać, gdyż księgowość nie chce wyrazić zgody na zawieranie umów przechodzących na kolejny rok budżetowy. W związku z tym zwracam się z pytaniem – w jaki sposób mamy przygotować plan zamówień na 2023 rok, skoro większość zamówień została udzielona w grudniu 2022 roku? Część postępowań jest w trakcie procedury. Jeżeli nie uda się wybrać wykonawcy i/lub podpisać umowy, to zaktualizuję plan zamówień o te postępowania, które będziemy publikować ponownie w 2023 roku. Co należy wskazać w planie zamówień, skoro wszystkie zaplanowane na 2023 rok postępowania zostały opublikowane w 2022 roku? Pod koniec roku będziemy przeprowadzać postępowania dla zamówień, dla których umowy będą obowiązywać od 2024 roku, jednakże tych postępowań nie powinnam zamieszać w planie zamówień, gdyż art. 23 ustawy Pzp wyraźnie mówi o przyjęciu budżetu.
Niespójności w kryteriach oceny ofert powinny skutkować unieważnieniem postępowania
Kryteria oceny ofert powinny być jednoznacznie określone i w sposób przejrzysty gwarantować wybór najkorzystniejszej oferty. Wszelkie niejasności w tej materii, w szczególności dowolność zamawiającego w przyznaniu punktów w kryteriach oceny ofert, powinny stanowić podstawę do unieważnienia postępowania. Jednej z takich spraw, zaistniałej w toku kontroli doraźnej prowadzonej przez Prezesa UZP, przyglądała się Krajowa Izba Odwoławcza.
Kto złoży sprawozdanie za szkołę – szkoła czy gmina?
Pytanie: Na terenie pewnej gminy działają dwie szkoły – jednostki budżetowe. Czy sprawozdanie za dany rok urząd gminy może sporządzić łącznie ze szkołami, czy każda szkoła i urząd składają odrębne sprawozdania?
Jak zamawiający sektorowy wypełni sprawozdanie, jeśli w 2022 roku w ogóle nie stosował Pzp?
Pytanie: Nasza spółka jest przedsiębiorstwem sektorowym i podlega ustawie Pzp, lecz ze względu na progi nie stosowała jej w 2022 roku, by zlecać zamówienia. Czy w sprawozdaniu na platformie e-Zamówienia uzupełniamy tylko tabelę IX „Zamówienia klasyczne o wartości mniejszej niż 130.000 zł oraz zamówienia sektorowe i zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa o wartości mniejszej niż progi unijne”?
Czy wydatek na szkolenie pracownika należy uwzględnić w sprawozdaniu rocznym?
Pytanie: Czy w sprawozdaniu należy ująć wydatek za szkolenie pracownika, będący refundacją części kosztów poniesionych przez pracownika?
Czy wolno wszcząć postępowanie bez sporządzonego planu postępowań?
Pytanie: Czy zamawiający może ogłosić postępowanie przed przygotowaniem i opublikowaniem planu postępowań o udzielenie zamówień w danym roku? Tak, ale należy dokonać odpowiednich formalności na platformie e-Zamówienia podczas prowadzenia postępowania. Sprawdź, jaką opcję wybrać na platformie – czy zaznaczyć, że ogłoszenie nie jest powiązane z planem postępowań, czy wskazać, że jest powiązane z planem ubiegłorocznym, jeżeli było tam ono wskazane w IV kwartale, ale nie zostało wszczęte?
